Thủ Tục Sang Tên Xe Ô Tô Từ Cá Nhân Sang Công Ty Năm 2027

Khi cá nhân bán xe ô tô cho doanh nghiệp, việc chuyển quyền sở hữu không chỉ liên quan đến hợp đồng mua bán và đăng ký xe mà còn có những vấn đề về hóa đơn, chứng từ kế toán và nghĩa vụ thuế của công ty mua xe.

Đặc biệt, nhiều doanh nghiệp thường thắc mắc: Cá nhân không kinh doanh bán xe có phải xuất hóa đơn VAT không? Công ty mua xe không có hóa đơn đầu vào thì cần lập chứng từ gì? Bảng kê 01/TNDN có được sử dụng để hạch toán tài sản không?

Nếu không chuẩn bị đúng hồ sơ ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi kê khai thuế, làm thủ tục thu hồi biển số và đăng ký xe đứng tên công ty.

Trong bài viết này, Giấy Tờ Xe HCM hướng dẫn chi tiết thủ tục sang tên xe ô tô từ cá nhân sang công ty, các giấy tờ cần chuẩn bị và những vấn đề quan trọng về hóa đơn, bảng kê thu mua tài sản.

1. Cá nhân có được bán xe ô tô cho công ty không?

Có. Cá nhân được quyền bán, chuyển nhượng xe ô tô thuộc quyền sở hữu hợp pháp của mình cho công ty hoặc doanh nghiệp theo quy định pháp luật.

Sau khi hoàn tất giao dịch, doanh nghiệp mua xe thực hiện thủ tục đăng ký sang tên để được cấp giấy chứng nhận đăng ký xe đứng tên công ty.

Một số trường hợp thường gặp:

• Cá nhân bán xe ô tô cá nhân đang sử dụng cho công ty.

• Giám đốc bán xe riêng cho doanh nghiệp mình đang điều hành.

• Công ty mua xe ô tô cũ của cá nhân để phục vụ hoạt động kinh doanh.

• Doanh nghiệp mua xe từ cá nhân để làm phương tiện đi lại cho nhân viên.

• Cá nhân góp vốn bằng xe ô tô vào doanh nghiệp theo hình thức phù hợp quy định pháp luật.

Tùy hình thức giao dịch, doanh nghiệp cần chuẩn bị hợp đồng, chứng từ thanh toán và hồ sơ kế toán phù hợp.

Lưu ý: Bài viết này tập trung vào trường hợp cá nhân sở hữu xe bán xe cho doanh nghiệp. Trường hợp góp vốn bằng xe ô tô hoặc cá nhân kinh doanh bán xe cần xem xét hồ sơ và nghĩa vụ thuế riêng.

2. Cá nhân bán xe ô tô cho công ty có cần xuất hóa đơn VAT không?

Đây là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi mua xe ô tô từ cá nhân.

Cần phân biệt hai trường hợp:

2.1. Cá nhân không kinh doanh bán xe ô tô thuộc sở hữu riêng

Nếu người bán là cá nhân không kinh doanh, bán chiếc xe thuộc sở hữu cá nhân của mình, thì thông thường cá nhân không thực hiện xuất hóa đơn VAT như một doanh nghiệp kinh doanh ô tô.

Trong trường hợp này, công ty mua xe cần chuẩn bị hồ sơ chứng minh giao dịch và nguồn gốc tài sản, chẳng hạn:

• Hợp đồng mua bán xe được công chứng hoặc chứng thực theo quy định.

• Chứng từ thanh toán tiền mua xe.

• Giấy chứng nhận đăng ký xe và các giấy tờ liên quan.

• Biên bản bàn giao xe nếu hai bên lập.

• Bảng kê thu mua tài sản không có hóa đơn theo quy định nếu giao dịch đáp ứng điều kiện áp dụng.

Bảng kê thu mua không có hóa đơn có thể được sử dụng trong hồ sơ kế toán, thuế của doanh nghiệp khi đáp ứng điều kiện pháp luật. Bảng kê không phải hóa đơn VAT và không được sử dụng để kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào như hóa đơn VAT hợp pháp.

2.2. Cá nhân bán xe có hoạt động kinh doanh

Nếu người bán là cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh hoặc đơn vị có hoạt động mua bán xe, nghĩa vụ lập hóa đơn và kê khai thuế cần được xác định theo tư cách kinh doanh, phương pháp tính thuế và quy định hóa đơn áp dụng.

Doanh nghiệp mua xe cần kiểm tra tư cách người bán và chứng từ được cung cấp trước khi ký kết giao dịch.

Không nên mặc định mọi cá nhân bán xe đều không cần hóa đơn.

2.3. Công ty mua xe có được khấu trừ VAT đầu vào không?

Nếu cá nhân bán xe không thuộc trường hợp xuất hóa đơn VAT, công ty mua xe không có hóa đơn VAT đầu vào để kê khai khấu trừ thuế GTGT từ giao dịch đó.

Doanh nghiệp cần lưu giữ hợp đồng, chứng từ thanh toán, hồ sơ đăng ký xe và các chứng từ kế toán liên quan để chứng minh giao dịch, ghi nhận tài sản và xem xét chi phí theo quy định.

Việc xe có được ghi nhận là tài sản cố định, được trích khấu hao và tính chi phí được trừ hay không còn phụ thuộc vào mục đích sử dụng, hồ sơ tài sản và các điều kiện thuế tương ứng.

3. Bảng kê 01/TNDN khi công ty mua xe ô tô của cá nhân

Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn, thường được gọi là bảng kê 01/TNDN, là chứng từ doanh nghiệp có thể sử dụng trong một số trường hợp mua tài sản, hàng hóa hoặc dịch vụ không có hóa đơn theo quy định thuế thu nhập doanh nghiệp.

Đối với giao dịch mua xe ô tô đã qua sử dụng từ cá nhân không kinh doanh, doanh nghiệp cần xem xét điều kiện áp dụng quy định về mua tài sản của cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra.

3.1. Khi nào công ty được lập bảng kê 01/TNDN?

Doanh nghiệp có thể xem xét lập bảng kê khi mua tài sản đã qua sử dụng của hộ gia đình hoặc cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra và giao dịch thuộc trường hợp được phép lập bảng kê theo quy định.

Việc lập bảng kê cần bảo đảm:

• Có giao dịch mua bán tài sản thực tế.

• Xác định được thông tin người bán.

• Có thông tin cụ thể về chiếc xe được mua.

• Có giá trị mua bán và chứng từ thanh toán phù hợp.

• Có chữ ký của người có trách nhiệm theo quy định.

• Lưu giữ hồ sơ chứng minh giao dịch và nguồn gốc tài sản.

Doanh nghiệp cần đối chiếu quy định thuế hiện hành trước khi sử dụng bảng kê để hạch toán và xác định chi phí được trừ.

3.2. Bảng kê 01/TNDN có thay thế hợp đồng mua bán xe không?

Không.

Bảng kê 01/TNDN là chứng từ phục vụ hồ sơ kế toán, thuế trong trường hợp đủ điều kiện. Bảng kê không thay thế hợp đồng mua bán xe, chứng từ chuyển quyền sở hữu hoặc thủ tục đăng ký xe.

Để sang tên xe, doanh nghiệp vẫn phải có chứng từ chuyển quyền sở hữu hợp lệ theo quy định đăng ký xe.

3.3. Hồ sơ kế toán nên lưu giữ

Doanh nghiệp nên lưu trữ đầy đủ:

1. Hợp đồng mua bán xe.

2. Bảng kê thu mua tài sản không có hóa đơn nếu đủ điều kiện áp dụng.

3. Chứng từ thanh toán cho người bán.

4. Biên bản bàn giao xe.

5. Bản sao giấy chứng nhận đăng ký xe cũ.

6. Chứng từ nộp lệ phí trước bạ.

7. Chứng nhận thu hồi đăng ký, biển số xe.

8. Giấy chứng nhận đăng ký xe mới đứng tên công ty.

9. Hồ sơ ghi nhận tài sản và các chứng từ kế toán liên quan.

Lưu ý: Bảng kê không tự động làm cho mọi khoản tiền mua xe trở thành chi phí được trừ. Doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ điều kiện về chứng từ, thanh toán và mục đích sử dụng tài sản theo quy định thuế.

4. Hồ sơ sang tên xe ô tô từ cá nhân sang công ty

Để thực hiện thủ tục thuận lợi, hai bên cần chuẩn bị hồ sơ theo từng giai đoạn: giao dịch mua bán, thu hồi đăng ký và biển số, đăng ký sang tên cho doanh nghiệp.

4.1. Giấy tờ cá nhân bán xe cần chuẩn bị

Người bán xe cần chuẩn bị:

1. Căn cước công dân hoặc giấy tờ định danh hợp lệ.

2. Giấy chứng nhận đăng ký xe ô tô bản gốc.

3. Hai biển số xe ô tô đang sử dụng.

4. Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu xe theo trường hợp cụ thể.

5. Hợp đồng mua bán xe.

6. Giấy tờ liên quan đến tình trạng hôn nhân hoặc sự đồng ý của đồng sở hữu nếu thuộc trường hợp cần thiết.

7. Giấy ủy quyền nếu nhờ người khác thực hiện thủ tục.

Thông tin trên giấy đăng ký xe cần được kiểm tra kỹ trước khi ký hợp đồng mua bán.

4.2. Giấy tờ công ty mua xe cần chuẩn bị

Doanh nghiệp mua xe cần chuẩn bị:

1. Thông tin pháp lý và mã số thuế của công ty.

2. Tài khoản định danh điện tử của tổ chức theo yêu cầu thực hiện thủ tục trực tuyến.

3. Giấy tờ của người đại diện hoặc người được ủy quyền thực hiện thủ tục.

4. Hợp đồng mua bán xe hợp lệ.

5. Chứng từ thanh toán tiền mua xe.

6. Bảng kê 01/TNDN nếu giao dịch thuộc trường hợp được phép lập.

7. Hồ sơ kê khai lệ phí trước bạ.

8. Chứng từ nộp lệ phí trước bạ.

9. Chứng nhận thu hồi đăng ký và biển số xe.

10. Giấy khai đăng ký xe theo quy định.

Tùy hồ sơ và hình thức giao dịch, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu xuất trình hoặc bổ sung giấy tờ liên quan.

5. Quy trình sang tên xe ô tô từ cá nhân sang công ty

Thủ tục sang tên được thực hiện theo các bước dưới đây.

Bước 1: Ký hợp đồng mua bán xe ô tô

Cá nhân bán xe và công ty mua xe tiến hành thỏa thuận, lập hợp đồng chuyển nhượng.

Hợp đồng cần ghi rõ:

• Thông tin người bán.

• Tên doanh nghiệp mua xe.

• Biển số xe.

• Nhãn hiệu và loại xe.

• Số khung, số máy.

• Giá chuyển nhượng.

• Phương thức thanh toán.

• Thời điểm bàn giao xe.

Giấy tờ chuyển quyền sở hữu xe phải được công chứng, chứng thực hoặc xác nhận theo hình thức pháp luật quy định đối với từng trường hợp.

Hai bên nên kiểm tra kỹ thông tin trên hợp đồng để tránh sai lệch với giấy đăng ký xe.

Bước 2: Công ty hoàn thiện chứng từ kế toán và thanh toán

Sau khi ký hợp đồng, công ty thực hiện thanh toán cho người bán theo thỏa thuận.

Nếu người bán là cá nhân không kinh doanh và giao dịch thuộc trường hợp được phép lập bảng kê thu mua không có hóa đơn, doanh nghiệp thực hiện lập bảng kê và lưu trữ chứng từ theo quy định.

Kế toán doanh nghiệp cần kiểm tra các nội dung:

• Giá mua xe.

• Thông tin người bán.

• Thông tin xe.

• Chứng từ thanh toán.

• Hồ sơ ghi nhận tài sản.

• Điều kiện ghi nhận và trích khấu hao tài sản nếu đáp ứng quy định.

Bước 3: Cá nhân bán xe thực hiện thu hồi đăng ký và biển số

Sau khi chuyển quyền sở hữu, chủ xe cũ có trách nhiệm thực hiện thủ tục thu hồi chứng nhận đăng ký xe và biển số tại cơ quan đăng ký xe quản lý hồ sơ.

Hồ sơ thu hồi thông thường gồm:

• Giấy khai thu hồi đăng ký, biển số xe.

• Giấy tờ của chủ xe.

• Chứng từ chuyển quyền sở hữu xe.

• Giấy chứng nhận đăng ký xe bản gốc.

• Hai biển số xe.

• Hai bản chà số khung, số máy theo quy định.

Sau khi tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký xe cấp chứng nhận thu hồi đăng ký và biển số.

Công ty mua cần nhận chứng nhận thu hồi để thực hiện bước đăng ký sang tên tiếp theo.

Bạn có thể xem thêm hướng dẫn tại bài Thủ tục thu hồi biển số xe ô tô.

Bước 4: Công ty kê khai và nộp lệ phí trước bạ

Doanh nghiệp mua xe thực hiện kê khai lệ phí trước bạ theo quy định hiện hành.

Thông tin kê khai cần chính xác:

• Tên công ty và mã số thuế.

• Nhãn hiệu xe.

• Số loại xe.

• Số khung và số máy.

• Năm sản xuất.

• Giá tính lệ phí trước bạ.

• Thông tin chứng từ chuyển quyền sở hữu.

Đối với xe đã qua sử dụng, giá tính lệ phí trước bạ được xác định theo quy định về lệ phí trước bạ, căn cứ vào giá tính lệ phí và tỷ lệ chất lượng còn lại tương ứng.

Không nên tự lấy giá mua bán ghi trong hợp đồng làm căn cứ duy nhất để tính lệ phí.

Sau khi hoàn tất kê khai và nộp tiền, doanh nghiệp lưu lại chứng từ nộp lệ phí để sử dụng khi đăng ký xe.

Tham khảo thêm: Sang tên xe ô tô hết bao nhiêu tiền?.

Bước 5: Đăng ký sang tên xe đứng tên công ty

Sau khi có chứng nhận thu hồi và hoàn thành nghĩa vụ lệ phí trước bạ, doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đăng ký sang tên.

Công ty thực hiện kê khai theo hướng dẫn trên Cổng dịch vụ công hoặc trực tiếp tại cơ quan đăng ký xe có thẩm quyền.

Khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký xe kiểm tra giấy tờ, đối chiếu thông tin xe và kiểm tra thực tế phương tiện theo quy định.

Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp được giải quyết cấp giấy chứng nhận đăng ký xe mới đứng tên công ty và biển số theo quy định.

6. Biển số định danh của cá nhân có chuyển sang công ty không?

Không mặc nhiên chuyển theo xe.

Theo nguyên tắc quản lý biển số định danh, biển số được quản lý theo mã định danh của chủ xe.

Khi cá nhân bán xe cho doanh nghiệp:

• Cá nhân bán xe thực hiện thu hồi biển số theo quy định.

• Biển số được cơ quan đăng ký xe quản lý theo chủ xe cũ.

• Công ty mua xe thực hiện đăng ký sang tên.

• Doanh nghiệp được cấp hoặc sử dụng biển số theo tình trạng biển số định danh và quy định hiện hành.

Vì vậy, công ty mua xe không nên mặc định được tiếp tục sử dụng biển số cũ của cá nhân bán xe.

7. Lệ phí trước bạ và chi phí sang tên xe cá nhân sang công ty

Khi công ty mua xe ô tô từ cá nhân, các khoản chi phí có thể phát sinh gồm:

7.1. Lệ phí trước bạ

Đây là khoản cần kê khai khi doanh nghiệp đăng ký quyền sở hữu xe.

Mức thu và giá tính lệ phí được xác định theo quy định có hiệu lực tại thời điểm kê khai. Đối với xe đã qua sử dụng, cần căn cứ vào giá tính lệ phí trước bạ và tỷ lệ chất lượng còn lại theo quy định.

7.2. Lệ phí cấp đăng ký và biển số

Doanh nghiệp có thể phát sinh lệ phí cấp giấy chứng nhận đăng ký và biển số theo trường hợp đăng ký thực tế.

Mức thu phụ thuộc loại xe, địa bàn đăng ký và biểu phí hiện hành.

7.3. Chi phí công chứng và hồ sơ

Ngoài các khoản lệ phí nhà nước, hai bên có thể phát sinh:

• Phí công chứng hoặc chứng thực hợp đồng.

• Chi phí chà số khung, số máy.

• Chi phí đi lại và bàn giao xe.

• Chi phí dịch vụ hỗ trợ hồ sơ nếu sử dụng đơn vị bên ngoài.

Để biết chi tiết các khoản tiền cần chuẩn bị, doanh nghiệp có thể tham khảo bài Sang tên xe ô tô hết bao nhiêu tiền.

8. Sang tên xe ô tô từ cá nhân sang công ty mất bao lâu?

Thời gian thực hiện phụ thuộc vào tình trạng giấy tờ và việc chuẩn bị hồ sơ của hai bên.

Thông thường, quá trình thực hiện gồm:

• Hoàn thiện hợp đồng mua bán.

• Thực hiện thu hồi đăng ký và biển số xe.

• Kê khai và nộp lệ phí trước bạ.

• Đăng ký sang tên cho doanh nghiệp.

Theo thủ tục đăng ký xe hiện hành, thời hạn giải quyết cấp chứng nhận thu hồi và cấp chứng nhận đăng ký xe đối với hồ sơ hợp lệ được quy định riêng cho từng thủ tục. Thông thường, mỗi khâu có thời hạn giải quyết không quá 02 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Một số trường hợp có thể kéo dài hơn:

• Mất giấy chứng nhận đăng ký xe.

• Thông tin số khung, số máy không trùng khớp.

• Hợp đồng mua bán có sai sót.

• Thiếu giấy tờ chứng minh quyền sở hữu.

• Xe có tranh chấp hoặc vướng mắc về dữ liệu đăng ký.

Lưu ý: Chủ xe cũ có trách nhiệm làm thủ tục thu hồi trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày lập giấy tờ chuyển quyền sở hữu. Đây là thời hạn thực hiện trách nhiệm thu hồi, không phải thời gian xử lý hồ sơ của cơ quan đăng ký xe.

9. Những lưu ý quan trọng khi cá nhân bán xe cho công ty

Để tránh sai sót trong quá trình sang tên, doanh nghiệp và cá nhân nên chú ý:

Kiểm tra chính xác thông tin xe

Số khung, số máy và biển số cần trùng khớp với giấy đăng ký xe và hồ sơ thực tế.

Xác định đúng tư cách người bán

Cần phân biệt cá nhân không kinh doanh với cá nhân kinh doanh để xác định chứng từ hóa đơn và nghĩa vụ thuế phù hợp.

Không nhầm lẫn bảng kê với hóa đơn VAT

Bảng kê 01/TNDN không phải hóa đơn GTGT và không tạo ra quyền khấu trừ VAT đầu vào.

Hoàn thiện chứng từ thanh toán

Doanh nghiệp cần lưu chứng từ thanh toán và hồ sơ giao dịch phù hợp với quy định kế toán, thuế.

Thực hiện thu hồi biển số đúng thời hạn

Chủ xe cũ không nên giao biển số và giấy đăng ký cho người mua tự sử dụng thay cho thủ tục thu hồi theo quy định.

Kiểm tra thông tin doanh nghiệp

Tên công ty, mã số thuế và địa chỉ cần thống nhất giữa hồ sơ đăng ký, chứng từ mua bán và thông tin kê khai.

Nếu cần rút hồ sơ hoặc hỗ trợ thủ tục thu hồi biển số, doanh nghiệp có thể tham khảo Dịch vụ rút hồ sơ gốc xe ô tô tại TP.HCM.

10. Câu hỏi thường gặp về thủ tục sang tên xe cá nhân sang công ty

Cá nhân bán xe ô tô cho công ty có cần xuất hóa đơn VAT không?

Nếu cá nhân không kinh doanh bán chiếc xe thuộc sở hữu riêng, thông thường không xuất hóa đơn VAT như doanh nghiệp. Công ty mua xe cần chuẩn bị hợp đồng, chứng từ thanh toán và hồ sơ kế toán phù hợp. Trường hợp người bán có hoạt động kinh doanh cần xác định nghĩa vụ hóa đơn riêng.

Công ty mua xe của cá nhân có cần lập bảng kê 01/TNDN không?

Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc. Doanh nghiệp có thể lập bảng kê thu mua tài sản không có hóa đơn nếu giao dịch thuộc trường hợp được phép và đáp ứng các điều kiện theo quy định thuế hiện hành.

Bảng kê 01/TNDN có thay thế hợp đồng mua bán xe không?

Không. Bảng kê chỉ phục vụ hồ sơ kế toán, thuế trong trường hợp đủ điều kiện. Doanh nghiệp vẫn cần chứng từ chuyển quyền sở hữu hợp lệ để làm thủ tục đăng ký sang tên.

Công ty mua xe của cá nhân có được khấu trừ thuế VAT không?

Nếu giao dịch không có hóa đơn VAT hợp pháp thì công ty không có thuế GTGT đầu vào từ giao dịch đó để kê khai khấu trừ.

Xe cá nhân bán cho công ty có phải thu hồi biển số không?

Có. Khi chuyển quyền sở hữu, chủ xe cũ phải thực hiện thủ tục thu hồi đăng ký và biển số. Công ty mua sử dụng chứng nhận thu hồi để đăng ký sang tên.

Công ty mua xe ô tô cũ của cá nhân có phải nộp lệ phí trước bạ không?

Thông thường có. Doanh nghiệp cần kê khai và nộp lệ phí trước bạ theo mức thu, giá tính lệ phí và quy định áp dụng tại thời điểm đăng ký, trừ trường hợp thuộc diện miễn.

Giám đốc bán xe cá nhân cho công ty mình có được không?

Có thể thực hiện nếu giao dịch đáp ứng quy định pháp luật, có hợp đồng và chứng từ hợp lệ, đồng thời tuân thủ quy định về thẩm quyền phê duyệt giao dịch, quản lý tài sản và kế toán của doanh nghiệp.

11. Dịch vụ hỗ trợ sang tên xe ô tô từ cá nhân sang công ty tại TP.HCM

Thủ tục sang tên xe ô tô từ cá nhân sang công ty liên quan đến nhiều công việc như lập hợp đồng mua bán, chuẩn bị chứng từ kế toán, thu hồi đăng ký và biển số, kê khai lệ phí trước bạ và đăng ký xe đứng tên doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp chưa nắm rõ quy trình hoặc muốn hạn chế việc đi lại nhiều lần, Giấy Tờ Xe HCM có thể hỗ trợ tư vấn và hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ theo từng trường hợp.

TRUNG TÂM DỊCH VỤ SANG TÊN XE TP HỒ CHÍ MINH – GIẤY TỜ XE HCM

Dịch vụ hỗ trợ:

• Tư vấn hồ sơ sang tên xe ô tô từ cá nhân sang công ty.

• Kiểm tra giấy tờ xe và thông tin số khung, số máy.

• Hướng dẫn chuẩn bị hợp đồng mua bán và chứng từ chuyển quyền sở hữu.

• Tư vấn hồ sơ thu hồi đăng ký và biển số định danh.

• Hỗ trợ thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô.

• Hướng dẫn quy trình kê khai lệ phí trước bạ.

• Hỗ trợ đăng ký sang tên xe ô tô đứng tên doanh nghiệp.

Trung Tâm Dịch Vụ Sang Tên Xe TP Hồ Chí Minh – Giấy Tờ Xe HCM

• Địa chỉ: 203/44 Phan Văn Khỏe, Phường Bình Tây, TP.HCM

• Hotline/Zalo: 070 788 5555

• Email: sangtenxeotohcm@gmail.com

• Website: https://giaytoxehcm.com.vn/

Liên hệ Giấy Tờ Xe HCM để được tư vấn hồ sơ và chi phí phù hợp với tình trạng xe trước khi thực hiện.